Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können, und ab 2027 bzw. 2028 müssen Unternehmen sie auch ausstellen. Viele Vereine und Stiftungen gehen davon aus, dass sie das nicht betrifft. Das stimmt oft, aber nicht immer.
Wann ein Verein als Unternehmen gilt
Die Pflichten zur E-Rechnung gelten zwischen Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Ein gemeinnütziger Verein ist nicht automatisch eins, er kann aber eins sein, und zwar in den Bereichen, in denen er Leistungen gegen Entgelt erbringt. Dazu gehören der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb, etwa das Vereinsfest mit Getränkeverkauf oder die Vereinsgaststätte, viele Zweckbetriebe wie Kurse gegen Gebühr und unter Umständen auch die Vermietung von Räumen oder Werbeflächen.
Der ideelle Bereich bleibt dagegen außen vor. Mitgliedsbeiträge und Spenden sind keine Umsätze, für sie gibt es keine Rechnung und damit auch keine E-Rechnung. Eine Zuwendungsbestätigung ist keine Rechnung und ändert sich durch die neuen Regeln nicht.
Empfangen: seit 2025 Pflicht
Sobald ein Verein unternehmerisch tätig ist, muss er E-Rechnungen annehmen können, die andere Unternehmen ihm für diesen Bereich schicken. Das gilt auch für kleine Vereine, deren Umsätze unter der Kleinunternehmergrenze liegen. Gemeint sind etwa die Rechnung der Brauerei für das Vereinsfest oder die Rechnung des Druckdienstleisters für Werbematerial.
Der Aufwand dafür ist geringer, als viele befürchten. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format, meist XRechnung oder ZUGFeRD. Eine XRechnung ist reiner Datentext, eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein PDF und enthält die Daten zusätzlich. Mit kostenlosen Viewern wie dem vom Finanzamt (ELSTER) oder dem E-Rechnungsviewer von BillingEngine lassen sich beide lesbar anzeigen, eine neue Software ist dafür nicht nötig.
Ausstellen: ab 2027 oder 2028
Schwieriger wird es bei den eigenen Rechnungen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung stellen, ab 2028 alle. Für einen Verein betrifft das die Rechnungen, die er im unternehmerischen Bereich an Firmen schreibt: an den Sponsor, der für eine Werbeleistung zahlt, an die Firma, die eine Halle mietet, oder an das Unternehmen, das eine Bandenwerbung bucht.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen, also etwa an Kursteilnehmer oder Gäste beim Vereinsfest, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Ebenfalls ausgenommen sind Vereine, die die Kleinunternehmerregelung nutzen. Seit 2025 liegen die Grenzen dafür bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer darunter bleibt, darf weiterhin Rechnungen auf Papier oder als PDF schreiben. Auch umsatzsteuerfreie Leistungen bestimmter Art lösen keine Pflicht zur E-Rechnung aus.
Sponsoring als häufigster Fall
Im Alltag vieler Vereine ist das Sponsoring der wichtigste Berührungspunkt. Erhält ein Sponsor für seine Zahlung eine Gegenleistung wie Logo auf dem Trikot, Bandenwerbung oder Nennung in Anzeigen, liegt in der Regel eine steuerpflichtige Leistung vor, für die der Verein eine Rechnung schreibt. Ist der Sponsor ein Unternehmen und der Verein kein Kleinunternehmer, muss diese Rechnung ab 2027 oder 2028 eine E-Rechnung sein. Bleibt es dagegen bei einer reinen Spende ohne Gegenleistung, entfällt die Rechnung ganz.
Ob ein Verein mit seinen Umsätzen unter oder über den Grenzen liegt und welche Einnahmen welchem Bereich zuzuordnen sind, sollte im Zweifel mit der Steuerberatung geklärt werden. Diese Einordnung ist die Grundlage für alles Weitere.
Checkliste für Vorstand und Kassenwart
- klären, ob und in welchen Bereichen der Verein unternehmerisch tätig ist
- prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung greift und genutzt wird
- eine eigene E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen
- eingehende E-Rechnungen im Originalformat acht Jahre aufbewahren
- Sponsoringverträge und Vermietungen an Firmen auflisten, für die künftig E-Rechnungen nötig sind
- ein Werkzeug auswählen, mit dem sich E-Rechnungen erstellen und prüfen lassen
- Zuständigkeiten festlegen, damit ein Wechsel im Vorstand nichts davon verloren gehen lässt
Ohne neue Software umsetzbar
Für die wenigen Rechnungen, die viele Vereine im Jahr an Unternehmen schreiben, reicht oft ein einfaches Werkzeug. Es gibt kostenlose Online-Generatoren wie den E-Rechnungsgenerator, mit denen sich eine E-Rechnung ohne Anmeldung aus einem Formular erstellen lässt, und viele Rechnungsprogramme beherrschen das Format inzwischen. Wichtig ist, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und die Datei vor dem Versand geprüft wird.
Der Autor dieses Beitrags Timo Kleemann ist Gründer von BillingEngine, einer Online-Software für Rechnungen und Buchhaltung aus Hamburg. Seit 2013 entwickelt er das Programm für Selbstständige und kleine Betriebe. Seit Einführung der Empfangspflicht 2025 beschäftigt er sich vor allem mit E-Rechnungen: wie sie aufgebaut sind, wie man sie prüft und was kleine Organisationen tun müssen, um sie zu empfangen und selbst auszustellen. Auf www.billingengine.com stellt er dafür auch kostenlose Werkzeuge bereit, mit denen sich E-Rechnungen erstellen, lesen und prüfen lassen.
