Die Deutsche Post verschärft die Regeln für den Tarif Dialogpost. NGOs riskieren hohe Nachzahlungen bei Spendenbriefen – wegen eines kleinen Details.
Für viele gemeinnützige Organisationen ist es selbstverständlich, ihre Spendenbriefe mit dem Tarif DIALOGPOST der Deutschen Post zu versenden. Dieser vergünstigte Tarif für den Massenversand von Briefen ist speziell für werbliche Inhalte gedacht – also auch für Spendenmailings.
Doch nun verschärft die Deutsche Post ihre Auslegung der Regeln: Ein kleiner Hinweis im Überweisungsträger, wie er in tausenden Spendenbriefen seit Jahrzehnten verwendet wird, kann dazu führen, dass der gesamte Brief nicht mehr als DIALOGPOST gilt – und stattdessen zum teuren Normaltarif abgerechnet werden muss. NGOs drohen damit hohe Nachzahlungen im fünf- oder sogar sechsstelligen Bereich, wenn sie es nicht beachten.
Der kritische Satz auf dem Quittungsbeleg
Agenturen waren die ersten, die auf die veränderte „Rechtslage“ hinwiesen. Deren Ansprechpartner bei der Deutschen Post machten sie darauf aufmerksam, dass ein kleines Detail, das seit Jahrzehnten unverändert in Spendenbriefen verwendet wird, nun geändert werden muss. Angeblich wegen neuer Regeln der Bundesnetzagentur.
Bisher enthielten viele Spendenbriefe (direkt am Überweisungsträger) diesen Satz:
„Für Zuwendungen bis 300 Euro genügt der Kontoauszug zusammen mit diesem Beleg als Zuwendungsbestätigung.“
Genau dieser Hinweis wird nun von der Deutschen Post als Zuwendungsbestätigung eingestuft. Damit verliert der gesamte Brief seinen werblichen Charakter – und DIALOGPOST ist nicht mehr zulässig.
Dialogpost-Regeln gelten schon länger
Schon seit 1.1.2020 gilt, das die DIALOGPOST nur noch werbliche Inhalte enthalten darf. Als ein solche Inhalt gilt, wenn die Sendungen der Gewinnung und Bindung von Kunden und Mitgliedern dienen. Sie müssen zum Kauf oder zur Nutzung von Produkten und Dienstleistungen motivieren. Ebenso werblich sind kostenlose Angebote oder spezielle Informationen, die der positiven Darstellung von z. B. Unternehmen, Marken, Produkten oder auch Personen dienen. Darunter fallen auch Spendenbriefe.
Ausdrücklich ausgenommen von DIALOGPOST sind ebenfalls seit 2020 die für Non-Profit-Organisationen so wichtigen:
- Zuwendungsbestätigungen
- Mitgliederausweise
- Publikationen wie Geschäftsberichte
Sie müssen mit der normalen Post zum vollen Porto versendet werden. Post-Sendungen, die Spendenquittungen oder Zuwendungsbestätigungen enthalten, werden von der Deutschen Post deswegen als nicht-werbliche Sendungen eingestuft. Nach Auskunft der Post, besteht ihr Hauptzweck nicht in der Werbung, sondern dient dem Nachweis einer Spende. Und das wäre kein werblicher Inhalt, sondern eine „Regelkommunikation“ die den vollen Post-Tarif erfordert. „Sind also Spendenquittungen bzw. Zuwendungsbestätigungen Teil eines werblichen Sendungskonzepts, wie etwa eines Spendenbriefs, wird der gesamte Sendungsanlass als nicht-werblich klassifiziert“, so Deutsche-Post-Pressesprecher Alexander Edenhofer.
Hohe Nachzahlungen drohen
Offenbar wurde diese Regelung nun nochmals nachgeschärft. Millionen von Spendenbriefen enthielten bisher einen kleinen Quittungszettel am Überweisungsträger, auf dem stand:
„Für Zuwendungen bis 300 Euro genügt die Quittung plus Kontoauszug zur Vorlage beim Finanzamt als Zuwendungsbestätigung.“
Einiger Agenturen warnen jetzt vor diesem Hinweis, denn die Deutsche Post stuft diesen Hinweis als Zuwendungsbestätigung ein. Damit muss der gesamte Brief nun mit Vollporto versandt werden. Geschieht das nicht, könnte die Deutschen Post aufgrund ihrer AGB auf Nachzahlungen auch noch ein Bearbeitungszuschlag in Rechnung stellen, den der Absender dann schuldet. Das kann bei Massensendungen schnell fünf- bis sechsstellige Beträge bedeuten.
Das dies lediglich ein Hinweis auf die geltende Rechtslage ist, interessiert die Post nicht. Sie selbst will aus rechtlichen Gründen keine Empfehlung geben. Empfiehlt aber anstelle der Begriffe „Spendenquittungen“ bzw. „Zuwendungsbestätigungen“ eine Formulierung wie „Hinweis auf den Kontoauszug als Spendennachweis“ zu verwenden.
Welche Formulierung funktioniert
Die Agentur adfinitias empfiehlt nun folgende neue Formulierung:
„Bei Spenden bis 300,- Euro reicht Ihr Kontoauszug als Spendennachweis.“
Damit werden künftige Mailings laut Agenturchef Klas Brokmann weiter als Werbesendung eingestuft. Es handelt sich durch die Änderung dann nicht mehr um eine Zuwendungsbestätigung. „Dies haben wir uns von der Deutschen Post freigeben lassen“, so Brokmann.
Sollten Non-profit-Organisationen sich unsicher sein, und Bedenken hinsichtlich eines konkreten Sendungsanlasses haben, können sie sich mit dem konkreten Sachverhalts an die Beschlusskammer 5 der Bundesnetzagentur (BK5-Postfach@BNetzA.de) wenden. „Alternative Versanddienstleister, die nicht zur Deutschen Post AG gehören, sind von den Vorgaben der Bundesnetzagentur nicht betroffen und können abweichende Beförderungsbedingungen vereinbaren“, teilt Pressesprecherin Judith Henke von der Bundesnetzagentur mit.
Keine Briefmarken mehr auf „Dialogpost“
Ganz nebenbei ändert sich noch ein ganz wichtiges Detail per 1.1.2026. Dann wird eine neue Form der Frankierung eingeführt. Der neue digitale Matrixcode, eine Art QR-Code ersetzt dabei die Frankierung mittels Briefmarke. Diese ist dann nicht mehr auf Dialogpost möglich. Bereits seit 2001 setzt die Deutsche Post bei der Frankierung von Briefsendungen sogenannte digitale Frankiervermerke, kombiniert mit einem Matrixcode ein. Zukünftig werden nahezu alle Frankiervermerke einen Matrixcode tragen.
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