Er ist der Spendenklassiker schlechthin, wartet aber mit einigen Tücken auf. Wir geben Tipps, wie Sie erfolgreich einen Kuchenbasar organisieren, Spenden einnehmen und dabei Steuerfallen umgehen.
Satte 709,50 Euro lautete das erfreuliche Ergebnis der Aktion „Kuchen gegen Spende“ des Ortsvereins. Allein das Wort „gegen“ würde beim Finanzamt allerdings schon die Alarmglocken schrillen lassen, denn Spenden haben ohne Gegenleistung zu erfolgen.
Spenden oder Verkaufen
Vor der Entscheidung, wie Sie einen Kuchenbasar organisieren, sollten Sie sich zuerst folgende Frage stellen: Wollen wir den Kuchen verschenken und auf eine freiwillige Spende hoffen? Oder wollen wir den Kuchen gegen einen Betrag verkaufen? Die Beantwortung dieser Frage beeinflusst sowohl den steuerlichen und buchhalterischen Umgang mit den Einnahmen als auch organisatorische Fragen.
Verschenken und Spende
Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Kuchen zu verschenken und mit Spendenboxen oder verbal um Spenden zu bitten, dann handelt es sich auch offiziell um eine Spende. Preisschilder als Empfehlung sind dann aber tabu! Sie können für einen konkreten Zweck sammeln oder für die Vereinsarbeit im Allgemeinen. Letzteres empfiehlt sich besonders bei Vereinen, die viele Projekte haben und für die zweckungebundene Spenden höchst willkommen sind. Wenn Sie allerdings für ein bestimmtes Projekt einen Kuchenbasar organisieren, gilt auch hier die Zweckbindung. Ein weiterer Vorteil für die Abwicklung ist es, dass fleißige Backamateure aus dem Verein die Kuchen und Torten spenden können. Dem Wunsch nach einer Sachspenden-Quittung für die Zutaten könnten Sie in diesem Fall sogar nachkommen.
Spendenbescheinigung mit Tücken
Auch professionelle Bäcker könnten so, wenn Sie den Kuchen kostenfrei zur Verfügung stellen, eine Aufwandsspendenquittung erhalten. In der Praxis hat das aber viele Tücken. Sie müssen die Einnahmen dann als Spende im ideellen Bereich buchen.
Eine Spendenquittung für die Kuchenesser ist ebenfalls möglich, aber durch die Form des Kuchenbasars eher unhandlich, müssten Sie doch dafür auch Adressen und Beträge erfassen.
Verkaufen und Gewinn
Ganz anders verhält es sich, wenn Sie den Kuchen für einen guten Zweck verkaufen. Dann handelt es sich eindeutig um einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, der steuerlich nicht begünstigt ist, also definitiv auch keine Sachspenden-Quittung für den Bäcker ermöglicht. Hier geht es um einen Verkauf mit Gewinn! Ob Sie die Kuchen dafür als Spende erhalten haben, spielt keine Rolle. Die Freiwilligkeit der Gabe ist bei einem Verkauf nicht gegeben. Die meisten Kuchenbasare in Deutschland sind damit eher dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen.
Steuer nicht umgehen
Schulen fragen oft, ob Eltern nicht den Kuchenbasar organisieren können und den Betrag dann an den Verein spenden und dafür eine Zuwendungsbestätigung erhalten. Das sollte man gut überdenken. Denn Eltern, die das machen, müssen dann auch die Einnahmen aus dem Kuchenbasar privat versteuern und stehen auch eventuell in der Haftung – keine erstrebenswerte Lösung. Gebucht wird die Einnahme im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Achtung! Sollte der Verein die Zutaten kaufen und der Kuchenbasar nicht kostendeckend sein, dürfen Sie das Ergebnis nicht aus Spendengeldern subventionieren. Dieser Fall tritt bei dieser beliebten Spendenaktion aber eher selten ein.
Haftung beachten
Noch etwas sorgt meist für Unruhe: die Frage der Haftung. Grundsätzlich haftet der Verein auf seiner Veranstaltung für die Folgen seines Tuns. Das kann er mit einer Veranstalterhaftpflicht absichern, die Vereine pauschal abgeschlossen haben sollten. Die Kuchenspender haften nach gängiger Rechtsauffassung nicht für das verdorbene Ei und die damit eventuell verbundenen Folgen.
Allergiehinweise nicht vergessen
Seit 2014 gilt auch die Kennzeichnungspflicht für Lebensmittel in der EU. Wer unverpackte Lebensmittel als Verein oder Unternehmen verkauft, muss auf Zutaten hinweisen, die Allergien auslösen können. Das Engagement von Privatpersonen, die z.B. einen Kuchenbasar organisieren, ist davon aber nicht betroffen. Beim Kuchenbasar kann es aber auch nicht schaden, ein Hinweisschild mit dem Text: „Alle angebotenen Speisen können Allergene enthalten!“ aufzustellen. Kompakte Informationen zur Kennzeichnung von unverpackten Lebensmitteln bietet das Verbraucherportal Baden-Württemberg.
Richtig bitten
Auch beim echten Spenden-Kuchenbasar gilt es, richtig zu bitten. Empfehlenswert sind große Hinweisschilder, die auf die Spendenboxen oder das Spendenziel aufmerksam machen. Auch ein Hinweis in der Einladung, nicht das Kleingeld zu vergessen, wirkt oft Wunder. Richtig effizient wird es, wenn die Adressaten der Spende den Stand auch betreuen. Sie können gleich Fragen zum Kuchen und natürlich auch zum Projekt beantworten und auf die Freiwilligkeit der Spende hinweisen.
Spendenbeispiele verwenden
„Jede Spende hilft!“ ist dabei als Aussage nicht immer sinnvoll, außer es stehen Kinder hinter dem Tisch, die – das haben Experimente ergeben – immer mehr bekommen. Besonders dann, wenn sie sich als Do-it-yourself-Bäcker des Basars outen. Besser sind Spendenbeispiele aus Projekten, die man als Plakat zur Orientierung aushängen kann. Es darf nur keinen direkten Preisbezug zum Kuchenverkauf haben.
Kuchenbasar organisieren? Themenwahl beachten!
Es ist sicher gut, wenn das Thema der Organisation auch zur süßen Verführung passt – für Diabetikervereine ist es also eher unpassend, wenn sie ausgerechnet einen Kuchenbasar organisieren. Schön ist aber, dass man das Thema variieren kann. Es muss ja nicht immer Kuchen sein: Obstspieße, Käse-Igel, vegane Köstlichkeiten – Ideen gibt es viele. Auch Wettbewerbe für den besten Kuchen steigern manchmal die Spendenbereitschaft und den Ehrgeiz so manch begabter Umluft-Herd-Besitzerin und manch stolzen Garnierungskünstlers.
Kuchenbasar online
Und für alle, die gern online und überregional unterwegs sind, sei ein Blick auf den Cupcake-Day der Alzheimer’s Society gerichtet. Schon seit mehreren Jahren veranstalten die Briten einen Kuchenbasar mit Online-Wettbewerb mit sagenhaftem Zulauf und Cup-Cake-Partys in ganz Großbritannien. Na dann, guten Appetit und viel Erfolg!
