Die Frage nach einer erstklassigen Fundraising-Datenbank begegnet uns immer wieder. Dies hat uns vor knapp 15 Jahren dazu inspiriert, unsere Marktübersicht „Software für Vereine, Verbände und Stiftungen“ zu entwickeln – und sie jedes Jahr zu verbessern.
In dieser, unserer mittlerweile 14. Ausgabe präsentieren wir eine eindrucksvolle Auswahl von über 70 verschiedenen Produkten, die sämtliche essenziellen Aspekte der Spender- und Mitgliederverwaltung abdecken.
Eine Übersicht aller im Heft vertretenen Produkte finden Sie hier:
Vereinsverwaltung
Die Kategorie Vereinsverwaltung bildet den Mindeststandard ab, den eine gemeinnützige Organisation braucht, um Buchhaltung sowie Mitglieder- und einfache Spendenverwaltung in einem System abzudecken und zu managen. Mit diesen einfachen All-in-One-Software-Lösungen sind vor allem kleinere Vereine sofort startbereit: entweder direkt nach der Installation oder nach der OnlineRegistrierung.
Folgende Mindestanforderungen setzen das Fundraising-Magazin und der Datenbankexperte Andreas Berg für eine Software in der Kategorie Vereinsverwaltung voraus:
- besitzt Suchfunktionen über Personendaten und Buchungen
- Kontakthistorie vorhanden (Dokumentation von Aktionsteilnahmen und ausgehender Kommunikation)
- Datenschutz- & Datensicherheit (Passwortschutz, Zugriff von außen nur über gesicherte Verbindung, Sicherung von Zugriffen auf die Datenbank ohne Nutzung der Anwendung)
- Erstellung von Zuwendungsbestätigungen und Erzeugung von Duplikaten möglich
- Erstellung von Dankbriefen möglich
- Mitgliederverwaltung mit Zahloptionen Rechnung, Lastschrift (inkl. Erstellung SEPA-Dateien und Erzeugung von Prenotifications), sowie Mahnwesen
- Versand von E-Mails und Lastschrifteinzug
ist aus dem System möglich
Kategorie S
In Kategorie S findet man Software-Lösungen, die die benötigten Funktionen für eine Vereins- und Mitgliederverwaltung ohne Anpassung oder mit nur sehr wenigen Anpassungen sofort bereitstellen. Mit sofort ist gemeint, direkt nach der Installation bzw. der Registrierung (bei Online-Lösungen).
Folgende Mindestanforderungen setzen das Fundraising-Magazin und der Datenbankexperte Andreas Berg für eine Software in Kategorie S voraus:
- Merkmale zu Personen speicherbar
- besitzt Suchfunktionen über alle Adressfelder, Buchungen und Merkmale
- Kontakthistorie (Registrierung von Aktionsteilnahmen) vorhanden
- Datenschutz- & Datensicherheit (Passwortschutz, Zugriff von außen, nur über gesicherte Verbindung, Sicherung von Zugriffen auf die Datenbank ohne Nutzung der Anwendung)
- Erstellung von Quittungen (Zuwendungsbestätigungen u. ä.) als Ausdruck und Erzeugung von Duplikaten (bzw. Archivierung der Zuwendungsbestätigung) möglich
- Erstellung von Dankbriefen als Ausdruck möglich
- Textverarbeitung durch Integration von MS-Office oder Libre-Office
- Versand von E-Mails und Lastschrifteinzug ist aus dem System möglich
- Einlesen von Bankdateien
Kategorie M
In Kategorie M gehören Programme, die speziell für die Bedürfnisse von spendensammelnden Vereinen, Verbänden und Stiftungen entwickelt oder auf diese angepasst wurden.
Im Unterschied zu den Lösungen der Kategorie S zeichnen sie sich durch ein höheres Maß an Anpassbarkeit und einen Funktionsumfang aus, das sich noch mehr an größeren Organisationen orientiert.
Folgende Mindestanforderungen müssen Programme zur Mitglieder- und Spenderverwaltung in der dieser Kategorie aus Sicht des Fundraising-Magazins und des Datenbankexperten Andreas Berg erfüllen:
- Export von Quittungs- und Dankbriefdateien zum Druck über Dienstleister möglich (inkl. Erzeugung von Duplikaten, bzw. Archivierung der Zuwendungsbestätigungen)
- Möglichkeit Besprechungsnotizen bei den Personen zu speichern
- frei definierbare Exporte, Erstellung von eigenen Exportvorlagen und auch Export der kompletten Datenbank für eventuellen Anbieterwechsel möglich
- standardmäßige Auswertungen: Werbecode/Zielgruppenstatistik für Aktionen, Einnahmen nach Zweck, Spenderanzahl und Einnahmen pro Monat, Recency-Verteilung nach Jahren, Pareto-Auswertung, Verweildauer (bzw. Treue), Soll-Ist-Vergleiche
- einer Organisation können mehrere Mitarbeiter und Standorte zugeordnet werden
- Nutzung von Vorlagen (Word, Libre-Office, eigene Textverarbeitung)
- automatische Verbuchung von eingelesenen Bankdaten möglich
Die Programme decken natürlich die Funktionen der Lösungen in Kategorie S ab.
Kategorie L
Eine Software-Lösung in Kategorie L beruht auf einer Plattform für Geschäftsapplikationen, die in der Regel von einem Drittanbieter bereitgestellt wird. Sie vereint neben Spender- und Mitgliederverwaltung auch Funktionen klassischer Büroanwendungen, der digitalen Kommunikation und der Buchhaltung in einem System.
Folgende Mindestanforderungen müssen Programme zur Mitglieder- und Spenderverwaltung in dieser Kategorie aus Sicht des Fundraising-Magazins und des Datenbankexperten Andreas Berg erfüllen:
- Sie beruhen auf einer Plattformlösung, also auf MS Dynamics, SAP, Salesforce, Navision, CiviCRM oder einer anderen Plattform
- Konnektivität der Plattform wird ausgenutzt und dadurch können APPs der Plattformlösung angebunden werden und es gibt Schnittstellen zu externen APPs.
- Mandantenfunktionalität und Rechtemanagement der Plattform steht uneingeschränkt zur Verfügung
Daneben muss diese Software-Lösung auch alle Voraussetzungen Kategorie M erfüllen.
Fördermittel-Software - für Antragsteller
Folgende Mindestanforderungen müssen Programme zur Fördermittelverwaltung für Antragsteller aus Sicht des Fundraising-Magazins und des Fördermittelexperten Torsten Schmotz erfüllen:
Datenschutz & Compliance
- Verschlüsselung: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Datenübertragung (TLS 1.2/1.3) und verschlüsselte Ablage sensibler Dokumente (Encryption at Rest)
Sicherheit & Zugriff & Kollaboration
- Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) und zentrale Anmeldung (SSO)
Revisionssicherheit:
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Wer hat was wann geändert?
- Freigabehistorie (Wer hat welche Version eingereicht/freigegeben?)
Schnittstellen
- Exportmöglichkeiten für die zentralen Daten (z.B. Excel, CSV) und Dokumente
- Anbindung an Finanzsysteme (mindestens Ansichtsmodus)
- Import von E-Mails
- Manuelle Importfunktion für Adressdaten, Projektdaten, Kontaktdaten
Barrierefreiheit und Datenschutz
- Vorgaben des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden umgesetzt
- Datenschutz- & Datensicherheit (Passwortschutz, Zugriff von außen nur über gesicherte Verbindung)
Dokumentenmanagement
- Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente je Fördervorgang (Antragsunterlagen, Bescheide, Berichte, Belege)
- Upload verschiedener Dateiformate (PDF, DOCX, XLSX, etc.)
- Verknüpfung von Dokumenten mit Förderkonzepten, Förderanträgen, Förderprojekten und Kontakten
Kommunikation und Kontakte
- Abbildung der gesamten Kommunikation (E-Mail, Fax, Brief)
- Verzeichnis aller relevanten Kontaktpersonen und ihrer Organisationen/Unternehmen
- Verknüpfung von Kommunikation und Kontakten mit Förderkonzepten, Förderanträgen, Förderprojekten und Kontakten
Aufgaben- und Terminmanagement
- Anlegen von Aufgaben und Terminen
- Ampelsystem für offene Aufgaben und Erinnerungsmanagement
Reporting
- Automatisierte Berichte zu Förderkonzepten, Förderanträge und Förderprojekten und ihrem Status
Fördermittel-Software - für Fördermittelgeber
Folgende Mindestanforderungen müssen Programme zur Fördermittelverwaltung für Fördermittelgeber aus Sicht des Fundraising-Magazins und des Fördermittelexperten Torsten Schmotz erfüllen.
Sicherheit, Zugriff und Kollaboration
- Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) und zentrale Anmeldung (SSO)
- Differenziertes Zugriffskonzept für externe Gutachter und Gremienmitglieder
Sicherheit & Zugriff & Kollaboration
- Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) und zentrale Anmeldung (SSO)
Revisionssicherheit:
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Wer hat was wann geändert?
- Freigabehistorie (Wer hat welche Version eingereicht/freigegeben?)
- Nachvollziehbarkeit von Bewertungs- und Vergabeentscheidungen (Prüfpfade)
Schnittstellen
- Exportmöglichkeiten für die zentralen Daten (z.B. Excel, CSV) und Dokumente
- Anbindung an Finanzsysteme (mindestens Ansichtsmodus)
- Import von E-Mails
- Manuelle Importfunktion für Adressdaten, Projektdaten, Kontaktdaten
Barrierefreiheit und Datenschutz
- Verschlüsselung: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Datenübertragung (TLS 1.2/1.3) und verschlüsselte Ablage sensibler Dokumente (Encryption at Rest)
- Vorgaben des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden umgesetzt
- Datenschutz- & Datensicherheit (Passwortschutz, Zugriff von außen nur über gesicherte Verbindung)
Dokumentenmanagement
- Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente je Fördervorgang (Antragsunterlagen, Bescheide, Berichte, Belege)
- Upload verschiedener Dateiformate (PDF, DOCX, XLSX, etc.)
- Verknüpfung von Förderprogrammen, Ausschreibungen, Anträgen, Gutachten/Bewertungen, Fördervereinbarungen und Berichten
Kommunikation und Kontakte
- Abbildung der gesamten Kommunikation (E-Mail, Fax, Brief) mit Antragstellenden
- Verzeichnis aller relevanten Kontaktpersonen und ihrer Organisationen/Unternehmen
- Verknüpfung von Kommunikation und Kontakten mit Förderkonzepten, Förderanträgen und Förderprojekten
Aufgaben- und Terminmanagement
- Anlegen von Aufgaben und Terminen
- Ampelsystem für offene Aufgaben und Erinnerungsmanagement
Nutzbarkeit und Skalierbarkeit
- Lastspitzen-Management: Die Architektur muss hohe Zugriffszahlen kurz vor Einreichungsfristen ohne Performance-Einbußen bewältigen
- Responsives Design
Förderprogramm- und Antragsverwaltung
- Verwaltung von Budgettöpfen je Programm (Gesamtbudget, verplant, verfügbar, ausgezahlt)
- Veröffentlichungs- und Einreichungsfristen mit automatischen Erinnerungen
- Zentrale Erfassung aller eingehenden Anträge mit Eingangsdatum und Vollständigkeitsprüfung
- Prüfung auf Förderfähigkeit von Anträgen anhand hinterlegter Kriterien
- Dokumentation der Gremienentscheidung mit Begründung
- Automatisierte Berichte zu Förderanträge und Förderprojekten und deren Status
Online-Fundraising-Tools
Eigentlich geht es in dieser Kategorie um ein Online-Spendenformular, das von Dritten angeboten wird und von Organisationen auf der eigenen Website eingebunden werden kann. In den letzten Jahren gab es jedoch einige Entwicklungen und die Formulare sind kaum noch zu vergleichen und haben eine sehr unterschiedlichen Funktionsumfang. Etliche Formulare sind heute sogar mit einem CRM ausgestattet und passen bereits in unsere Kategorie S. Dazugekommen sind beispielsweise auch Lösungen von Banken, die allerdings meist auf White-Label-Lösungen von professionellen Anbietern beruhen. Bereits 2018 gab es eine Untersuchung von Maik Meid für den Deutschen Fundraising-Verband. Beide haben uns dankenswerterweise gestattet, diesen Vergleich für unseren Fragebogen an die Software-Hersteller weiterzuentwickeln, um einen aktuellen Überblick über diese Tools für das Online-Fundraising zu geben.
Folgende Mindestanforderungen müssen solche Online-Fundraising-Tools aus der Sicht des Fundraising-Magazins und des Datenbankexperten Andreas Berg erfüllen:
- Online-Spendenformular kann als Link eingebunden werden
- kompletter Export von Transaktions- und Spenderdaten ist möglich in CSV- oder Excel-Formaten
- Verschlüsselter Export ist möglich
- grundsätzliche Zahlungsarten sind je nach Land integriert:– für Österreich und Deutschland: SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, PayPal-Einzelzahlung– für die Schweiz: Swiss QR-Code (QR-Rechnung), Kreditkarte, PayPal-Einzelzahlung, TWINT, Postfinance
- Zahlungsverarbeitung mit externen oder internen Dienstleistern oder Banken
- für die Kontoüberprüfung bestehen entweder Schnittstellen oder sie ist integriert
Sollten Sie ein beliebtes Produkt oder einen Anbieter vermissen, schreiben Sie uns gern an verlag@fundraising-magazin.de.
Die aktuelle Marktübersicht 2026 können Sie direkt in unserem Fundraising-Shop bestellen.
Doch die Marktübersicht ist mehr als nur eine Auflistung von Produkten – sie zeichnet sich durch Vergleichbarkeit aus. In Zusammenarbeit mit den angesehenen Software-Experten Andreas Berg und Torsten Schmotz haben wir einen standardisierten Fragenkatalog entwickelt, der es Ihnen ermöglicht, die Leistungsfähigkeit unterschiedlicher Software-Produkte in verschiedenen Kategorien gegenüberzustellen. Auf Bewertungen oder Ranglisten verzichten wir bewusst. Denn welche Software am besten passt, hängt immer von den individuellen Anforderungen, Prozessen und Zielen einer Organisation ab.
Bestellen Sie Ihre Marktübersicht noch heute und seien Sie aktuell informiert.
Ich bin davon überzeugt, dass Ihnen diese Ausgabe wieder hilfreiche Einblicke bieten wird. Entdecken Sie die zahlreichen Möglichkeiten, die sich Vereinen, Verbänden und Stiftungen bieten.
Ihre Software fehlt hier noch? Dann melden Sie sich am besten bei Matthias Daberstiel und lassen sich schon jetzt für die Ausgabe 2027 vormerken!
